Privacyverklaring

OOG|OHM stelt hoge eisen als het gaat om de bescherming van de persoonsgegevens en de privacy van onze klanten. Uiteraard hebben wij alles in werking gesteld om te voldoen aan de nieuwe aangescherpte regelgeving (AVG). Persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt, beveiligd en niet langer bewaard dan nodig. In deze verklaring laten wij u weten welke gegevens wij verzamelen en waarom.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens omdat wij de personeels- en salarisadministratie en/of de financiële administratie verzorgen voor werkgevers in het onderwijs, de kinderopvang en de aan de onderwijsbranche gelieerde instellingen. Bij de verwerking van persoonsgegevens wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de dienstverlening zoals overeengekomen met onze klanten, met in achtneming van de daarop van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Welke gegevens verzamelen wij en waarom?
Wanneer iemand zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen wij persoonsgegevens op. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst te kunnen verlenen.

Om de salarisbetalingen te kunnen uitvoeren, leggen wij gegevens vast met betrekking tot de persoon en het overeengekomen dienstverband. Wij maken daarbij gebruik van het webportaal van Raet. Via dit portaal kunnen (school)besturen, en in bepaalde situaties ook hun medewerkers, gegevens aan ons aanleveren. Deze gegevens worden verwerkt in ons personeelsinformatiesysteem en toegevoegd aan het persoonlijke digitale dossier van de medewerker.

Indien een medewerker via de website een verzoek doet per e-mail of een formulier invult dat OHM moet verwerken, wordt aan hem/haar in sommige gevallen gevraagd om de naam, het adres en/of andere persoonlijke gegevens. Deze gegevens gebruiken we alleen ter controle voor het identificeren van de persoon, zodat wij het verzoek naar behoren kunnen verwerken.

Iedereen kan via onze website zichzelf aan- of afmelden voor onze digitale nieuwsbrief. Door middel van deze nieuwsbrief informeren wij onze klanten over actuele onderwerpen. Onderaan elke nieuwsbrief is de mogelijkheid om zich af te melden.

Hoe bewaren wij persoonsgegevens? Opgevraagde en aangeleverde gegevens worden opgeslagen op onze eigen beveiligde servers of op die van een derde partij. Wij combineren deze gegevens niet met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken, als dat niet nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Waar nodig bewaren wij e-mails of andere berichten.

Kan een medewerker gegevens inzien of laten aanpassen?
Wij bieden medewerkers van onze klanten de mogelijkheid om de eigen gegevens in te zien en (waar nodig) te laten veranderen of te laten verwijderen. Wil een medewerker zijn/haar gegevens laten aanpassen – anders dan bijvoorbeeld een adreswijziging – dan gaat dit altijd in overleg met het (school)bestuur.

Wanneer delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor wij de gegevens verzamelen. Daarbij worden de wettelijke bewaartermijnen in acht genomen.

Gebruiken wij cookies?
Wij gebruiken functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen in de browser van de computer, tablet of smartphone van de bezoeker van de website. Wij gebruiken functionele cookies om de website goed te laten functioneren en om de website te optimaliseren. Wij gebruiken analytische cookies omdat wij met behulp van Google Analytics gebruiksstatistieken samenstellen. Hiervoor wordt het IP-adres gebruikt, echter geanonimiseerd: het laatste gedeelte van het IP-adres wordt gemaskeerd om de privacy van de bezoeker te waarborgen. Wij delen geen gegevens met Google voor eigen doeleinden van Google en wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics.

Hoe beveiligen wij de persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van de persoonsgegevens van onze klanten zeer serieus. Wij hebben passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. Als een medewerker de indruk heeft dat de eigen persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn, of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kan de medewerker direct opnemen met onze Privacy Functionaris via privacy@ohm.nl.

Met bedrijven die gegevens in opdracht van OHM verwerken wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Zo zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. OHM blijft in alle gevallen eind verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Kan de privacyverklaring worden gewijzigd?
Wij controleren regelmatig of wij aan onze privacyverklaring voldoen. Het kan dus voorkomen dat onze privacyverklaring wordt aangepast.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze dienstverlening. Dat betekent dat wij niet verantwoordelijk kunnen zijn voor privacy-verklaringen van andere websites en bronnen.

Mocht u naar aanleiding van onze privacyverklaring vragen of suggesties hebben, neem dan gerust contact met ons op.

Amsterdam, 1 oktober 2022